Incoterms – czym są i jakie mają znaczenie w procesie odprawy celnej Twojego towaru?

Incoterms – co to takiego?

Incoterms, czyli Międzynarodowe Warunki Handlowe (ang. International Commercial Terms), to zestaw 11 reguł, określających podział obowiązków, kosztów i ryzyka między sprzedającego a kupującego w międzynarodowym obrocie towarowym. Zasady te są wprowadzane i regularnie aktualizowane przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC). Ostatnia i obecnie (w 2025 r.) obowiązująca wersja została opracowana w 2020 roku, dlatego niejednokrotnie spotkasz się z pojęciem „Incoterms 2020”.

Każda z 11 reguł Incoterms 2020 precyzuje która ze stron ponosi koszty transportu i ubezpieczenia towaru, kto odpowiada za dokonanie odprawy celnej eksportowej i importowej, a także nie pozostawia wątpliwości co do tego, w którym momencie przechodzi ryzyko ze sprzedającego na kupującego.

Dzięki zastosowaniu odpowiedniej reguły Incoterms ograniczasz ryzyko nieporozumień, opóźnień i dodatkowych kosztów w procesie importu i eksportu.

Reguły Incoterms 2020 – podział

Reguły Incoterms dzielą się na dwie podstawowe grupy – reguły powszechne, czyli te, które znajdują zastosowanie niezależnie od wykorzystywanego środka transportu oraz reguły stosowane wyłącznie w transporcie morskim i wodnym śródlądowym.

Reguły uniwersalne – dla wszystkich środków transportu, w tym multimodalnych:

• EXW (ang. Ex Works)
• FCA (ang. Free Carrier)
• CPT (ang. Carriage Paid To)
• CIP (ang. Carriage and Insurance Paid To)
• DAP (ang. Delivered At Place)
• DPU (ang. Delivered At Place Unloaded)
• DDP (ang Delivered Duty Paid)

Reguły dla transportu morskiego i wodnego śródlądowego:

• FAS (ang. Free Alongside Ship)
• FOB (ang. Free On Board)
• CFR (ang. Cost and Freight)
• CIF (ang. Cost Insurance and Freight)

Podział Incoterms ze względu na zakres odpowiedzialności

Dodatkowo, oprócz podziału ze względu na wykorzystywany rodzaj transportu, reguły Incoterms dzielą się ze względu na zakres odpowiedzialności pomiędzy kupującego i sprzedającego. Wyróżnia się trzy poniższe grupy:

• Grupa E – EXW (Ex Works
  Sprzedający udostępnia towar kupującemu we własnym magazynie lub zakładzie. Nie zajmuje się on organizacją transportu, dokonaniem odprawy celnej eksportowej, ani nie ponosi też ryzyka związanego z samym przewozem. W ramach reguły EXW odpowiedzialność od samego początku spoczywa na kupującym, który jest również odpowiedzialny za zakup ubezpieczenia ładunku.
• Grupa F – FCA, FAS, FOB
  W ramach reguł z grupy „F”, sprzedający dostarcza towar do przewoźnika lub do miejsca załadunku. Za organizację transportu z miejsca załadunku do miejsca przeznaczenia oraz ubezpieczenie towaru odpowiada kupujący. Jeśli chodzi o moment przejścia ryzyka na kupującego, następuje ono w momencie przekazania towaru przewoźnikowi (FCA), umieszczenia towaru przy burcie statku (FAS) lub załadowania towaru na pokład (FOB).
• Grupa C – CPT, CIP, CFR, CIF
  Teoretycznie w ramach reguł z tej grupy na sprzedającym spoczywa najwięcej obowiązków. Przykładowo: CIF (Cost Insurance and Freight), będący jedną z najczęściej proponowanych przez chińskich sprzedawców reguł Incoterms, przewiduje organizację transportu do miejsca przeznaczenia oraz ubezpieczenia towarów po stronie sprzedawcy. Musisz jednak wiedzieć, że ryzyko przechodzi na kupującego wcześnie, a konkretnie w momencie umieszczenia towaru na statku. Co więcej, reguła CIF nie narzuca zakresu ubezpieczenia – jest to decyzja sprzedawcy, jak szerokie ono będzie. W praktyce oznacza to, że mimo że sprzedający pokrywa koszty transportu, to kupujący ponosi ryzyko ewentualnego uszkodzenia lub utraty towaru w czasie przewozu.
• Grupa D – DAP, DPU, DDP
  Sprzedawca dostarcza towary do miejsca przeznaczenia w kraju kupującego – często ponosząc niemal całość ryzyka i kosztów. Reguły te powszechnie uchodzą za najkorzystniejsze dla kupującego, który nie musi martwić się o transport międzynarodowy, często też odprawę celną i cło (jak w DDP).

Najczęściej stosowane Incoterms 2020

Poniżej przedstawiamy trzy najczęściej wykorzystywane reguły Incoterms w handlu międzynarodowym.

FCA Incoterms

FCA oznacza, że sprzedający dostarcza towary do przewoźnika wskazanego przez kupującego – może to być np. terminal, magazyn lub inny punkt wskazanego miejsca przeznaczenia. Sprzedający pokrywa koszty transportu i ponosi ryzyko aż do chwili, gdy towar zostanie przekazany przewoźnikowi – od tej chwili ryzyko przechodzi na kupującego.

FCA daje elastyczność, gdyż może być stosowana w różnych gałęziach transportu. Jeśli chodzi zaś o kwestię odprawy celnej eksportowej, w większości przypadków dokonuje jej sprzedający.

DDP Incoterms

DDP to warunek, w którym największa odpowiedzialność spoczywa na sprzedającym.

Sprzedawca pokrywa wszystkie koszty – od załadunku towarów, przez transport i ubezpieczenie towarów, aż po dokonanie odprawy celnej eksportowej i importowej oraz opłacenie cła. Kupujący otrzymuje towar gotowy do rozładunku we wskazanym miejscu przeznaczenia, nie martwiąc się o formalności i ryzyka związane z przewozem.

DAP Incoterms

DAP oznacza, że sprzedający organizuje przewóz opłacony do określonego miejsca przeznaczenia. Sprzedający ponosi ryzyko i odpowiedzialność za towar aż do momentu dostarczenia go do kupującego. Kupujący ponosi natomiast koszty i odpowiedzialność za odprawę celną importową.

W ramach DAP sprzedający zawiera umowę przewozu i zapewnia dostępność środków transportu sprzedającego. Ubezpieczenie opłacone nie jest wymagane, ale może zostać indywidualnie uzgodnione.

Warunki Incoterms 2020 a odprawa celna – na co uważać?

Zastosowanie odpowiedniego warunku Incoterms ma kluczowe znaczenie dla odprawy celnej towaru. To, kto ponosi obowiązki związane z eksportem lub importem, wynika bezpośrednio z wybranej reguły.

W przypadku odprawy celnej eksportowej większość reguł (np. FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP) zakłada, że to sprzedający dokonuje odprawy towarów, dlatego tak ważne jest, by skontaktować się z agencją celną jeszcze przed finalizacją transakcji. Daje to przestrzeń na zadbanie o poprawną dokumentację, dzięki czemu unikniesz problemów i opóźnień w dostawie.

Wyjątkiem jest EXW, gdzie wszystkie obowiązki spoczywają na kupującym, nawet na terenie kraju eksportera.

Jeśli chodzi zaś o odprawę celną importową, sytuacja kształtuje się następująco:

• w regule DDP – wszystkie formalności związane z importem, w tym odprawa celna i opłacenie cła leżą po stronie sprzedającego,
• w regule DAP i DPU – to kupujący ponosi za nią odpowiedzialność,
• w regułach morskich tj. CIF, czy CFR – to również kupujący odpowiada za import i związane z nim procedury celne.

Która reguła Incoterms jest najbardziej korzystna dla importera?

W praktyce nie ma jednej uniwersalnej reguły Incoterms, która byłaby najlepsza dla każdego importera. Pamiętaj, że każda sytuacja jest indywidualna i wybór Incoterms zależy od wielu czynników, tj. dostęp do lokalnych przewoźników, możliwości magazynowe, poziom kontroli nad procesem logistycznym. Ważne jest jednak, by organizując import każdorazowo skontaktować się zarówno z doświadczoną agencją celną, jak i firmą spedycyjną, które zadbają w Twoim imieniu o negocjacje ze sprzedawcą i porządek w formalnościach.

W praktyce, jeśli zależy Ci na maksymalnej wygodzie i ograniczeniu formalności w procesie importu, najbardziej korzystna będzie reguła DDP (Delivered Duty Paid), w ramach której to sprzedawca ponosi pełną odpowiedzialność za dostarczenie towaru, opłaca cło i podatki, a także zajmuje się odprawą celną. Importer odbiera towar gotowy do użycia, często bez konieczności angażowania się w proces logistyczny, czy kontakt z urzędami.

Jeśli jesteś zaś bardziej doświadczonym importerem i chcesz mieć większą kontrolę nad transportem lub preferujesz lokalnych partnerów logistycznych, dobrym wyborem będzie FOB. Wówczas sprzedający ponosi koszty i odpowiedzialność wyłącznie do momentu przekazania towaru przewoźnikowi, a reszta pozostaje w Twoich rękach.

Dobór odpowiedniej reguły Incoterms powinien zawsze uwzględniać realne możliwości obu stron oraz zakres odpowiedzialności, który chcemy przejąć lub oddać.